En un mercado cada vez más competitivo y digitalizado, la transformación digital ya no es una elección para las pequeñas y medianas empresas (pymes), sino una necesidad para mejorar sus operaciones y ajustarse a las nuevas exigencias del mercado. La digitalización de pymes tiene un beneficio evidente en la gestión del tiempo, ya que posibilita la automatización de diferentes labores y procedimientos, lo que disminuye la carga administrativa y aumenta la eficacia en distintas áreas de la empresa. Exploraremos a continuación detalladamente cómo la digitalización de pymes es esencial para mejorar la administración del tiempo y la eficiencia hoy en día.
¿Cuáles son las demandas de la transformación digital en una pequeña/mediana empresa?
La digitalización en una pequeña o mediana empresa implica la incorporación de tecnologías digitales con el fin de mejorar procesos, potenciar la comunicación y analizar datos de forma instantánea. Desde utilizar software de gestión (ERP) y herramientas de colaboración en la nube hasta la ejecución de tácticas de marketing digital y ventas en línea, hay una amplia gama de opciones disponibles. De acuerdo con investigaciones actuales, más de un 70% de las pequeñas y medianas empresas en Europa que adoptan tecnologías digitales notan mejoras sustanciales en su eficiencia operativa y en la satisfacción de los clientes.
Ventajas de la digitalización de pymes para el manejo de tiempo
Gestionar el tiempo es una dificultad constante para las pequeñas y medianas empresas, sobre todo cuando hay una escasez de personal. Sin embargo, la digitalización posibilita la optimización de este recurso valioso a través de la automatización y herramientas que aceleran las actividades diarias.
Automatizar tareas repetitivas
La capacidad de automatizar tareas rutinarias como la facturación, la contabilidad y la gestión de inventarios es uno de los mayores beneficios de la digitalización de pymes. Las herramientas tales como los sistemas ERP y CRM posibilitan la administración automática y efectiva de numerosas de estas labores, disminuyendo la necesidad de participación por parte de las personas y reduciendo el riesgo de equivocaciones. Esto posibilita que los equipos se concentren en labores más estratégicas y valiosas.
Mejora de la comunicación dentro y fuera de la organización.
Las herramientas de comunicación digital, tales como las plataformas de mensajería y videoconferencia, hacen más sencillo el contacto entre equipos, consumidores y proveedores, disminuyendo los tiempos de respuesta y posibilitando una comunicación fluida en cualquier momento y lugar. Esto resulta especialmente beneficioso para las pequeñas y medianas empresas que tienen trabajadores a distancia o que operan en distintas localizaciones.
Acceso a los datos en tiempo real
Contar con datos actualizados y fácilmente accesibles en tiempo real facilita a los administradores tomar decisiones informadas sin perder tiempo recopilando información. Esto es alcanzado mediante herramientas de administración en la nube, las cuales posibilitan el acceso seguro a documentos, informes y métricas desde cualquier dispositivo que esté conectado a Internet. Además, la transformación digital hace que sea más sencillo analizar datos con el fin de detectar rápidamente tendencias y áreas en las que se puede mejorar.
La reducción de tiempos en la toma de decisiones es importante
La habilidad para recolectar y analizar información en tiempo real ayuda a que las decisiones se tomen de manera más rápida y exacta. Mediante el uso de herramientas de inteligencia empresarial y análisis de datos, las pequeñas y medianas empresas tienen la capacidad de analizar el rendimiento de sus actividades y ajustar sus enfoques de manera ágil, lo que resulta en una disminución de los lapsos de respuesta frente a situaciones adversas o modificaciones en el mercado.
Experiencia del cliente mejorada
Las herramientas tecnológicas posibilitan brindar una experiencia para el cliente que sea personalizada y eficaz. Un adecuado CRM, por ejemplo, posibilita que la compañía pueda llevar un registro minucioso de las comunicaciones con cada cliente, adaptando sus servicios y aumentando la satisfacción y lealtad. Esto también implica un ahorro de tiempo, debido a que el personal puede ver toda la información del cliente en un único sitio.
Acceso a los mercados globales
Mediante la implementación de una estrategia de digitalización, las PYMES tienen la posibilidad de ampliar sus horizontes y llegar a mercados internacionales gracias a la utilización de plataformas de comercio electrónico y marketing digital. La globalización ofrece la oportunidad a las pequeñas y medianas empresas de ampliar su cartera de clientes y disminuir su confianza en un solo mercado nacional.
Disminución de los gastos de funcionamiento
La digitalización también disminuye los gastos al reducir la demanda de documentos en papel, suprimir tareas manuales y incrementar la eficacia en el uso de la energía. El almacenamiento de documentos en la nube ahorra espacio y disminuye los gastos en impresión y papel, a la vez que la automatización de procesos reduce el costo de empleados administrativos.
¿Cómo llevar a cabo la digitalización en tu pequeña o mediana empresa?
Para la digitalización de pymes, el Kit Digital en España ofrece ayudas para adoptar soluciones tecnológicas esenciales. Este kit está orientado a mejorar la competitividad y la eficiencia operativa de las pequeñas empresas y autónomos a través de servicios subvencionados. Aquí tienes algunas recomendaciones clave para una transformación digital completa:
Las ayudas del Kit Digital pueden cubrir hasta el 100% de los costos de implementación de algunas soluciones, con un máximo de 12,000 euros en función del tamaño de la empresa. Las pymes pueden solicitarlo a través de la web de Red.es y seguir el proceso de selección de proveedores para acceder a las herramientas subvencionadas que mejor se adapten a sus necesidades.
La digitalización de pymes y la gestión del tiempo son dos elementos esenciales para lograr el éxito.
La digitalización es una herramienta potente que facilita a las pequeñas y medianas empresas mejorar su administración del tiempo y su eficacia en las operaciones. Al automatizar los procesos, mejorar la comunicación y simplificar el acceso a la información, las pequeñas y medianas empresas pueden invertir más tiempo en la innovación y en la expansión de sus operaciones. No obstante, se debe tener en cuenta que la digitalización es un proceso sin interrupciones y que necesita una planificación estratégica y una evaluación constante para maximizar sus ventajas.
Brevemente, la digitalización de pymes brinda una oportunidad excepcional para mejorar su administración del tiempo, disminuir gastos, elevar la satisfacción del cliente y mantenerse competitivas en un mercado que siempre cambia. Para empresarios que estén preparados para avanzar, la digitalización podría ser el primer paso hacia un futuro más productivo y lucrativo.
